Die EDIFACT-Schnittstelle als Zusatzpaket zur Office Line 2000 realisiert die Schnittstelle zwischen der Auftragsbearbeitung bzw. dem Rechnungswesen der Office Line und einem beliebigen EDI-Konverter.

Eingehende oder ausgehende Informationen über Bestell-, Liefer-, Rechnungs-, Zahlungs- und Stamm-daten werden einem Konverter zur Verfügung gestellt bzw. von diesem entgegengenommen und in der Office Line verarbeitet. Die weitere Informationsverarbeitung und den Transport zum Handelspartner übernimmt ein Konverter. Der modulare Aufbau der Schnittstelle lässt den Ausbau je nach aktuellen Bedürfnissen zu. Das Grundmodul beinhaltet das eigentliche Schnittstellenmodul, sowie eigene Stammdaten, Partnerstammdaten und Konvertierungstabellen. Diese dienen der Übersetzung der in der Office Line genutzten Werte von Land, Zahlungsart, Währung, Maßeinheit, Zu- und Abschlägen, sowie Verpackungen in nach EDI standardisierte Werte. Alle Konvertierungstabellen sind bereits mit den im EDI-Standard definierten Werten gefüllt, so das nur noch die eigenen, in der Office Line genutzten Werte, gefüllt werden müssen.

In den Belegartenmodulen werden die EDIFACT- Belegarten mit den einzelnen Belegarten der Office Line im Verkauf und Einkauf verbunden. Einige Beispiele sind INVOIC – Rechnung, ORDERS – Auftragsbestätigung bzw. Bestellung, DESADV – Lieferschein bzw. Wareneingang. Der Datenaustausch mit dem Konverter wird durch Übertragungs- und Fehlerprotokolle aufgezeichnet.

Alle eingehenden und ausgehenden Belege werden mit den Buchungsobjekten der Office Line verarbeitet, d.h. die Belege werden wie «von Hand» gebucht, alle Prüfungsalgorithmen wirken wie in der Belegerfassung der Office Line selbst. Zur Belegart INVOIC (Ausgangsrechnung) sind neben dem Standardprotokoll auch die Rechnungslisten der Handelsketten verfügbar. Hiermit wird erneut erheblicher manueller Aufwand eingespart. Die EDIFACT-Schnittstelle ist vollständig in Add-In-Technologie entwickelt. Damit ist auch ein Einsatz in bereits veränderter Office Line Umgebung möglich.

Geschäftsbeziehungen ohne EDI

Bei der «Geschäftsbeziehung ohne EDI» hat jedes Unternehmen für die eigenen Applikationen und Anwendungsprogramme einen «Ferrari», das heißt die Abläufe sind zumeist bestens optimiert. Genau dann wenn es jedoch darum geht einem Partnerunternehmen Daten zu übermitteln (Bestellungen, Rechnungen u.s.w.) wird der elektronische Weg verlassen, die Daten werden auf Papier gebracht – einkuvertiert – manuell transportiert um dann im Partnerunternehmen wieder erfasst und ausgewertet werden zu können. Werden diese Schritte einmal wirklich detailliert betrachtet, erkennt man sehr schnell, dass insbesondere wenn es sich um immer wiederkehrende Vorgänge handelt, genau hier ein erhebliches Rationalisierungspotential erreicht werden kann. Ganz anders bei der «Geschäftsbeziehung mit EDI». Hier werden die intern vorhandenen «Ferraris» für den Geschäftsdatenaustausch elektronisch – via Mailbox oder Punkt zu Punkt – miteinander verbunden.